Polityka zarządzana ładem korporacyjnym i wewnętrznym

§ 1.  Polityka  zarzadzania  ładem  korporacyjnym,  obejmuje następujące obszary:
1. Organizacja i struktura organizacyjna.
2. Relacja z udziałowcami.
3. Organ zarządzający - Zarząd.
4. Organ nadzorujący – Rada Nadzorcza.
5. Polityka wynagradzania.
6. Polityka informacyjna.
7. Działalność promocyjna i relacje z klientami.
8. Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne.

§ 2. Organizacja i struktura organizacyjna
1. Organizacja Banku powinna umożliwiać osiąganie długoterminowych celów prowadzonej działalności.
2. Struktura organizacyjna Banku jest dostosowana do specyfiki działalności oraz skali, złożoności i profilu ryzyka występującego w Banku.
3. Podział zadań, sprawozdawczości i zasady kontroli są jasno i jednoznacznie określone w procedurach wewnętrznych oraz w zakresach czynności pracowników Banku, w sposób zapewniający nie nakładanie się zadań, a odpowiedzialność za poszczególne obszary działania jest jednoznacznie określona.
4. Podstawowa struktura organizacyjna, zatwierdzona przez Zarząd i Radę Nadzorczą jest publikowana na stronie internetowej Banku.
5. Organizacja Banku umożliwia osiągnięcie założonych strategicznych celów z uwzględnieniem konieczności efektywnego monitorowania ryzyka występującego w jego działalności.
6. Zarząd odpowiada za dobór kadr o odpowiednich kwalifikacjach do realizowania powierzonych zadań.
7. Prawa pracowników są należycie chronione, a ich interesy należycie uwzględniane w szczególności poprzez stosowanie przejrzystych i obiektywnych zasad zatrudniania i wynagradzania, oceny, a także nagradzania i awansu zawodowego. Powyższe zasady znalazły odzwierciedlenie w następujących regulacjach: Regulaminie wynagradzania pracowników, Regulaminie Organizacyjnym, w Instrukcji Zarządzania Kadrami Banku oraz w zakresach czynności poszczególnych pracowników.
8. Bank zapewnia pracownikom odpowiedni dostęp do informacji o zakresach uprawnień, obowiązkach i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych.
9. W ramach oceny poziomu ryzyka operacyjnego Rada Nadzorcza i Zarząd są informowane o wszystkich stwierdzonych nadużyciach, zgłoszonych i zarejestrowanych w Rejestrze zdarzeń ryzyka operacyjnego.
10. Bank stosuje plany ciągłości działania mające na celu zapewnianie ciągłości działania i ograniczenia strat na wypadek poważnych zakłóceń w działalności. Plany ciągłości działania są elementem zarządzania ryzykiem operacyjnym.

§ 3.  Relacja z Udziałowcami
1. Bank działa w interesie wszystkich udziałowców z poszanowaniem interesu Klientów.
2. Bank zapewnia udziałowcom równy i adekwatny dostęp do informacji.
3. Udziałowcy mogą wpływać na funkcjonowanie banku wyłącznie poprzez decyzje Zebrania Przedstawicieli, nie naruszając kompetencji pozostałych organów.
4. Udziałowcy w swych decyzjach powinni kierować się interesem Banku.
5. Udziałowcy nie powinni wykorzystywać swojej pozycji do podejmowania decyzji prowadzących do
przeniesienia aktywów z Banku do innych podmiotów a także do nabycia lub zbycia albo zawierania innych
transakcji powodujących rozporządzenie przez Bank jej majątkiem na warunkach innych niż rynkowe, czy też z narażeniem bezpieczeństwa lub interesu Banku.
6.  Udziałowcy odpowiadają za utrzymanie pozycji kapitałowej Banku.
7.  Powyższe zasady mają odzwierciedlenie w regulaminach obejmujących zasady działania organów
statutowych Banku.

§ 4.  Zarząd
1.    Członkowie Zarządu Banku posiadają odpowiednie kompetencje do prowadzenia spraw oraz dają rękojmię należytego wykonywania powierzonych im obowiązków.
2.    Zarząd jest jedynym organem uprawnionym i odpowiedzialnym za zarządzanie działalnością Banku,  w tym za prowadzenie spraw, planowanie, organizowanie, decydowanie, kierowanie oraz kontrolowanie działalności Banku.
3.    Indywidualne kompetencje poszczególnych członków Zarządu powinny dopełniać się w taki sposób, aby umożliwiać zapewnienie odpowiedniego poziomu kolegialnego zarządzania Bankiem.
4.    Pracą Zarządu kieruje Prezes, a wewnętrzny podział obowiązków w Zarządzie zapewnia unikanie konfliktów interesów.
5.    Pełnienie funkcji w Zarządzie powinno stanowić główny obszar aktywności zawodowej członka Zarządu.
6.    Członkowie Zarządu ponoszą kolegialną odpowiedzialność za decyzje zastrzeżone do kompetencji organu zarządzającego, niezależnie od wprowadzenia wewnętrznego podziału odpowiedzialności za poszczególne obszary działalności Banku pomiędzy poszczególnych członków Zarządu lub delegowania określonych uprawnień na niższe szczeble kierownicze.
7.    Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Zarządu Banku.

§ 5.  Rada Nadzorcza
1. Członkowie Rady Nadzorczej Banku posiadają odpowiednie kompetencje do należytego wykonywania obowiązków nadzorowania Banku.
2. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad sprawami Banku w imieniu wszystkich udziałowców, kierując się przy wykonywaniu swoich zadań dbałością o prawidłowe i bezpieczne działanie Banku.
3. Rada Nadzorcza powinna posiadać zdolność do podejmowania na bieżąco niezbędnych czynności nadzorczych w szczególności w zakresie realizacji przyjętych celów strategicznych.
4. Rada Nadzorcza oraz poszczególni jej członkowie przy wykonywaniu nadzoru kierują się obiektywną oceną i osądem.
5. Określony w Statucie Banku skład liczebny Rady Nadzorczej jest adekwatny do charakteru i skali prowadzonej przez Bank działalności.
6. Członek Rady Nadzorczej powinien podejmować aktywność zawodową bez uszczerbku dla działalności w Radzie Nadzorczej Banku oraz z zachowaniem zasady unikania konfliktów interesów.
7. Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Rady Nadzorczej Banku.

§ 6.   Polityka wynagradzania
1. Bank wprowadził „Politykę zmiennych składników wynagrodzeń w Banku Spółdzielczym w Nowej Soli”, uwzględniającą sytuację finansową Banku, z zastosowaniem zasady proporcjonalności.
2. Niniejsza Polityka podlega okresowej weryfikacji i corocznej ocenie dokonywanej przez Radę Nadzorczą Banku oraz corocznemu audytowi wewnętrznemu.
3. Wynagrodzenia członków organu zarządzającego są finansowane i wypłacane ze środków Banku.

§ 7.   Polityka informacyjna
1. Bank wdrożył Politykę informacyjną, zatwierdzoną i co najmniej raz w roku weryfikowaną przez Radę Nadzorczą Banku.
2. Bank zapewnia równy dostęp do informacji swoim udziałowcom.
3. Zasady i terminy udzielania odpowiedzi udziałowcom oraz klientom reguluje „Instrukcja rozpatrywania skarg/reklamacji Klientów Banku”.
4. Polityka informacyjna Banku zapewnia ochronę informacji, zgodnie z przepisami wewnętrznymi  zewnętrznymi.

§ 8.  Działalność promocyjna i relacje z klientami
1.    Przekaz reklamowy dotyczący usługi lub produktu oferowanego przez Bank jest rzetelny oraz cechuje
go poszanowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu jak również dobrych obyczajów.
2.    Bank rzetelnie i w sposób przystępny dla przeciętnego odbiorcy informuje o oferowanym produkcie
lub usłudze, w czasie umożliwiającym podjęcie decyzji.
3.    Jeśli w ocenie Klienta nie jest możliwe zapoznanie się z przedstawionymi dokumentami na miejscu,
Bank przekazuje Klientowi na koszt własny kopie odpowiednich dokumentów.
4.    Bank posiada „Instrukcję rozpatrywania skarg/reklamacji Klientów Banku”.
5.    Bank, dochodząc swoich roszczeń, w szczególności prowadząc działania windykacyjne wobec
klientów działa profesjonalnie i dba o reputację instytucji zaufania publicznego.

§ 9.  Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne
1. Bank posiada adekwatny, efektywny i skuteczny system kontroli wewnętrznej mający na celu zapewnienie:
- Prawidłowości procedur bankowych i księgowych, a także wiarygodnej sprawozdawczości finansowej oraz rzetelnego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.
- Zgodności działania z przepisami prawa oraz rekomendacjami nadzorczymi, a także regulacjami wewnętrznymi, w tym dotyczącymi zarządzania ryzykiem.
2. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej opisuje, zatwierdzony przez Radę Nadzorczą „Regulamin systemu kontroli wewnętrznej Banku”.
3. System kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie poziomy w strukturze organizacyjnej Banku.
4. Rada Nadzorcza okresowo, zgodnie z Systemem Informacji Zarządczej dokonuje oceny mechanizmów oraz skuteczności kontroli wewnętrznej w oparciu o oceny wewnętrzne i zewnętrzne.
5. Bank zapewnia niezależność audytu wewnętrznego poprzez zlecanie zadań audytu Bankowi Zrzeszającemu/ Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS.
6. W Banku wdrożono adekwatny i skuteczny, dostosowany do skali, złożoności działalności i profilu ryzyka system zarządzania ryzykiem uwzględniający strategię zarządzania ryzykiem obejmującą tolerancję na ryzyko określoną przez Bank.
7. Na proces zarządzania ryzykiem składa się jego identyfikacja, pomiar, szacowanie, monitorowanie oraz
stosowanie mechanizmów kontrolujących i ograniczających zidentyfikowany, zmierzony lub oszacowany poziom ryzyka.
8.    Funkcję członka zarządu nadzorującego zarzadzaniem ryzykiem istotnym pełni Prezes Zarządu.
9.    Rada Nadzorcza zatwierdza i nadzoruje realizację strategii zarządzania ryzykiem, sprawując nadzór nad skutecznością zarządzania ryzykiem w oparciu o raporty generowane przez sprawny system informacji zarządczej.
10.    Rada Nadzorcza dokonuje regularnej oceny stosowania zasad ładu korporacyjnego, w cyklach określonych w Instrukcji sporządzania informacji zarządczej a wyniki tej oceny są udostępniane na stronie internetowej Banku oraz przekazywane Zarządowi i udziałowcom podczas Zebrań Grup Członkowskich oraz podczas Zebrania Przedstawicieli.

§ 10.   Zarządzanie ładem korporacyjnym ma za zadanie między innymi unikanie konfliktów interesów, zdefiniowanych w „Instrukcji zarządzania ryzykiem braku zgodności”.

§ 11.  Zasady niniejsze podlegają corocznemu przeglądowi. Celem przeglądu jest dostosowanie ich do zmian profilu ryzyka Banku i środowiska gospodarczego, w którym Bank działa, a także zewnętrznego otoczenia regulacyjnego.

§ 12.  Skuteczność zarządzania ryzykiem braku zgodności poddawana jest ocenie w ramach audytu wewnętrznego.

§ 13.  Polityka zarządzania ładem korporacyjnym została zatwierdzona przez Radę Nadzorczą Banku w dniu 08.06.2020 roku, z mocą obowiązującą od 01.01.2020 roku.